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63期《基业》选登

 

 

融入创新与提升 一方水土养一方人

 

—— 对行政部副经理杨燕的工作访谈 

 

 

许清火:

  杨燕你好!我们公司的《基业》期刊,从去年以来一直坚持开辟访谈专栏,内容主要是挖掘推广公司中层及以上管理人员的工作经验做法。今天请你来,主要是因为你到公司也已经一年多了,并且也一直干得不错,可以说你融入磐基的速度是比较快的。来磐基没多久你就接手组织协调公司的年度尾牙大型活动,负责整个活动的组织策划,包括亲自担任主持人。因为表现出色,还受到公司的表彰。能不能说一说你当时的想法、感受或者说从中获得什么样的启示?

杨燕:

  好。我是去年十月入职的,十二月初就接手组织公司年度尾牙活动。当时从启动准备到尾牙活动正式举办,差不多只有两个多月时间,可以说时间上是比较紧张的。当时我首先问了自己三个问题,第一,尾牙活动既是公司一年一度的大型团聚活动,怎样组织策划才能让广大员工的体验感受更好一点,达到增强促进员工对企业的向心力和凝聚力;第二,怎样借助组织这样一个大型活动,达到深化公司企业文化的传播和正能量的展现;第三,怎样通过尾牙活动把公司的“家”文化更深刻地传递给广大员工,从而推进“磐基一家人”这样一个企业文化理念。当时,这几个问题一直在我的脑海里面萦绕。之后,我也是围绕这些思路来展开对尾牙活动的策划和组织。

  在后续的工作开展过程中,首先是公司的领导还有我们部门所有同仁的全力支持与配合。当时想到的是特别感恩大家,因为当时我来磐基还没多久,人都不是很熟悉。所以我想说,部门中所有同事的积极配合协助,团队的内部协作与整体合力的凝聚,是我们开展好每一项工作的基础保障。

  同时我也感受到,横向部门的协作支持,也是我们开展好工作的保证。记得当时尾牙活动,整个集团本部和磐基中心参与的同事,大家的热情与参与感都很高,最终成功组织并呈现了十个节目。整场活动的氛围,大家的感受应该还是比较热闹、积极向上的,公司领导也比较满意。

许清火:

  对,公司年度尾牙那场晚会,确实在整个公司上下都引起强烈的反响。包括公司总经理侯总对这场晚会也是非常满意的,所以在晚会结束之后,专门指示对所有参与这场活动的组织参与者,进行通报表彰和奖励。你是其中主要的一个。这种奖励、荣誉的获得,是因为你付出了辛劳做出了贡献,公司给予你一种肯定。过后,侯总专门召开集团行政工作专题会议,听取集团行政中心年度工作目标计划的汇报,并进行部署。你作为行政部的第一负责人,在做完汇报并听取侯总的指示之后,你是怎么一步一个脚印地抓好部门工作的落实的?到目前,整个工作的进展情况怎么样?

杨燕:

  关于行政部2018年度的工作目标计划是如何推进落地,我想可以分两个层次讲。首先,年初侯总对行政中心及行政部的工作进行专题研究部署时,当时我最大的一个感受和印象是,侯总作为公司的总经理,真的是把我们公司员工当成家人在看,因此他也希望我们行政部在各项具体工作的开展过程中,尤其是对员工活动的组织,一定要融入家文化的理念,要关爱我们的员工。这是我一个很深的印象。再一个就是,侯总在工作部署的过程中一再提到,工作方式方法要改变要创新。这个理念也给了我一些对于今年工作开展的启示,从而让我可以大胆地把自己的一些想法付诸实施,或者说去寻求一些形式与内容的创新。

  于是,在年度工作计划敲定之后,我就按季度、按月按周有序推进落实。每周我们会召开一个部门的工作推进会议,把一些时间节点告诉和提醒大家。从而达到每个人都能各司其职,按照自己所跟进的事项、所要求的节点把该办的事项完成。当然,如果在这个过程中有困难,或者有哪些需要帮忙或沟通协调的,我们大家都会坐在一起继续商讨。我觉得我们这个团队最好的一点就是沟通非常顺畅,整个团队氛围特别好。

许清火:

  嗯,这个团队氛围确实是看得到的。那么,整个年度计划实施到现在已经过了三个季度,从你的角度看,你有哪些工作属于亮点。我们先说亮点方面,等下再说一下需要加强提升的方面。

杨燕:

  好,谢谢书记。首先是新年度开始,就紧抓建立完善管理制度不放。重点抓了《磐基用车管理制度》修订和《磐基出差管理制度》修订;再一个是积极配合审计部门对《磐基采购管理制度》进行修订。以上都已经修订完成并在执行,而且在执行过程中我们还一直在跟踪,努力提升执行效率。

  比如《磐基用车管理制度》,我们引入了滴滴企业版app软件,目的是为了提升公司的用车效率,并加强成本管控。推进过程中,我们首先做的是成本分析,然后再进行滴滴企业版合作协议的签署。可以说,合作协议的签署尽管进行不断的反复沟通,过程复杂,但我们也从中学到不少新的知识。目前的公司用车管理制度,融入了公司自有车辆派用、公交车含地铁动车等公共交通工具的乘用、再就是滴滴等网约车的乘用。这几种交通方式怎样有机融为一体为我们员工服务,确实对我们是一个考验。经过几次征求意见和修改,终于获得审批发布。

  但我们仍然不敢掉以轻心。在用车管理制度开始试运行前,很重要的一个环节就是进行培训宣导。当时为了让员工熟悉掌握所有流程选项,我们从集团本部到磐基中心,连续组织了四场的专题培训宣导。启动运行后,我们又紧抓跟踪管控,及时对存在的问题进行纠正,以保证我们公司新的用车管理制度,能够在规则范围内合理高效运行。

许清火:

  这样做过细的工作,确实很好。你能不能也说一说在实施监控管理过程中做了哪些具体工作,对发现的问题如何督促整改?

杨燕:

  是这样子的,行政部为主抓的管理监控,一个是用车规则运行管理,另外一个是滴滴用车使用金额的监控。

  首先说说规则管理。行政部安排一位同事,每天都抽出时间对前一天的订单进行审核。在前期,的确发现了一些问题,比如有一些同事出行,按规则能够使用公交车辆的,但是没有使用公共交通工具;还有一个是权限的使用上,出现选择错误;第三个是流程错用,即越过优先选用公司车辆程序。我们发现问题后,及时对出现问题的个别员工进行提醒警示。紧接着,我们针对存在问题的共同点进行分析,在行政部形成了一份用车管理分析报告,在一定范围内进行发布,起到比较明显的正向引导作用。

  再一个就是对用车金额的管控。在初期,暂时没有给每个人设置用车费用额度,但后续将考虑对各个部门及个人的使用情况,进行用车费用额度设定。对订单金额非常大,超过一百元以上的,比如出差从机场到酒店距离远,事情又不紧急的话,我们会要求有机场大巴的要首先乘坐机场大巴,才不会产生费用偏高。在第一阶段的总结当中,我们就是这样不断去提示员工,让大家能够按照规则程序去规范执行。

许清火:

  嗯,这样抓制度的执行,确实做得比较到位。目前制度的执行与整体磨合运作,大家也还是比较满意的。接下来我想了解的是,行政部由你主政以来,人员稳定性好,工作效率提升,你的团队建设凝聚力是怎样形成的,能不能也介绍一下。

杨燕:

  谢谢!首先我想,我们部门虽然新老员工都有,但大家对磐基都是很有归属感。再一个是我来到行政部后,也做了一些提高团队凝聚力的工作,我觉得这一点对一个部门很重要。

  所以,我很注重抓好我们团队成员的培训工作,即抓好岗位上的培训与教导工作。不管他们每个人的资历高低长短,我除了注重抓对他们的协调指导外,另一个就是抓对他们的岗位培训,让员工感受到在我这里他能学到东西。每个月我都会跟他们每个人进行一对一的工作交流,而且还关注到他们工作事项处理以外的一些处事方法,让他们学会举一反三,以后再遇到类似的问题时,能够迎刃而解。员工成长了也就更热爱我们这个团队集体。

  我们行政部团队,从最初开始的尾牙大型活动的初次磨合,再到今年新的生日关怀方案的推行,以及三八妇女节活动、端午节活动、家庭日活动、中秋活动等所有活动的举办,团队中的每个人在一次次的磨合当中,大家不仅工作上形成默契,团队成员之间的友谊也增进了不少,从而提升了我们的团队凝聚力。

许清火:

  提升团队凝聚力这一点非常好。在这个过程中,你刚才说到加强对他们的一些培训。大家也都知道你在培训这一方面比较擅长。像公司不久前举行的内训师认证,你还被评为优秀内训师。就培训这一板块,你来磐基后参与做过的培训,你感觉比较顺手比较到位,或者体会感触比较深的有哪一些方面,能不能也谈一谈?

杨燕:

  好的。其实在来公司之前我的确是经常外出进行培训讲课的,应该说是一个职业讲师。我主要讲的方向,是一些商务礼仪和职场礼仪类,包括一些基层管理人员的管理能力提升的课程。来到磐基以后,首先有一个机会,就是说当时咱们招进了一批管培生。当时人力资源部邀请我对管培生进行一个职场礼仪的课程分享,这个我印象比较深刻。通过当时培训的管培生的反应来看,对她们的帮助还是蛮大的,他们之后也都会亲切地称我为杨老师。

  再一个是抓部门内部的培训。我在实践中体会到,对部门内部员工培训的最有效方式就是案例,我经常会根据部门实际工作中所发生的一些案例,不管是一些好的,或者是遇到一些困难的,然后把这些案例都拿出来进行分析。即当我们遇到这种事情的时候,我们应该怎么做?而遇到另外一种情况时,又该怎样做?我们能不能提出一些优化的、改进的流程去解决?我就是这样通过案例解剖方式来对部门员工进行培训。

  在这过程中,我会很注重对员工进行鼓励。在每个月我跟他们交流的时候,我会把他们好的方面总结出来,然后给予鼓励,这样他们就慢慢地在蜕变,在成长。当然,我也会注重了解一下有没有遇到什么问题,并帮助引导去正向积极地解决。自从来到磐基以后,部门员工的成长,也让我感受到自己注重抓部门员工培训的价值。

许清火:

  正向循环,这一点非常好。接下来我想了解的是,你到磐基一年多了,在跟横向部门的协调配合过程当中,比如说跟财务部、法务部这些部门经常打交道,经常需要反复磨合,比如要走一个OA流程,要签一个合同,这些过程当中,经常会反反复复很多次。这对你来说,你从中感悟和获得的启示是什么?

杨燕:

  谢谢。我觉得这些过程的确是蛮深刻的一份收获,也是我来到磐基感觉成长最多的一个方面,对于我自己本身的沟通协调能力的提升的确帮助很大。

  首先第一点是,我感觉我打交道的这些部门负责人当中,他们都是很爱岗敬业的,而且也很专业,我非常敬佩他们。的确在一些事情的沟通磨合当中,会出现像您刚才所提到的反反复复,因为每个部门都有自己的工作职责和专业认知及立场,所以,有时每个人关注的点和角度不一样,在过程中的确会出现需要不断磨合沟通才能达成意见一致,在这个过程当中偶尔还会有一些小的摩擦。其实这种良性摩擦是有助于工作开展的,因为这个过程肯定需要沟通,包括面对面的沟通,从而达到事情的解决。

  在整个过程当中,我的很大收获就是我的沟通协调能力在不断提升。我们行政部可能和其他部门还不一样,需要跨部门沟通的事情特别多。但在这个过程中,有时我很想把要做的事情赶快推下去;但有时又不得不稍微缓一缓,去寻求一种比较合适的方式继续沟通和解决。所以我觉得对于自己的心性磨练,也是一个比较大的收获。当然,这方面我还得提升,正如您开头提到的,有什么需要提升的,这应该就是其中的一方面。

许清火:

  很好。顺着这个思路说一说你一年多来所经历的,有没有自己感觉比较大的挑战,你又是如何面对和化解的?

杨燕:

  好,谢谢!对我来讲我想最大的一个挑战,就是对于企业的一种适应吧。当然在大家看来我的适应是很快的,很快就融入到磐基当中。但实际上,我在这个过程中的确也是有挑战的。

  因为我之前十几年的工作经历主要是在国有企业。自从来到磐基后,首先是对其中的一些工作流程和一些处事风格,对于我来讲就有一些挑战。因为我是一个比较寻求突破的人,所以我在某些事情的处理上,也会有自己的坚持和想法,但总的方向我会积极地去推动。所以在事情的处理过程中,我既有适应的层面,也会有慢慢将我的一些工作思路去带入去碰撞的过程,然后去寻求一条能够让我自己非常适应公司,也能够让我自己的工作价值发挥到最大的这样一个途径。

许清火:

  很好,那你对未来,不要说很远,就今后几年内你对个人的发展有怎样的规划,包括你对磐基给你提供的平台有什么期望?

杨燕:

  首先我很感激磐基给我这样一个机会和平台,去发挥我的一些工作价值,我是心存感激的。所以我也非常期望能够在我的岗位中去最大化地发挥我的一些工作价值。近期,主要做好现在推行的固定资产管理,调拨流程与报废流程的一些优化,包括我们自己部门对固定资产管理的标准和流程的一些推进工作。总之,要做好服务,做好行政管理方方面面的工作。

  还有,因为我本身有培训方面的特长,现在也是公司内训师的一分子,所以我希望今后有机会的话,也能够更多的去跟公司的一些同仁,共同分享我们的一些好的工作经验或者一些好的课程吧。这是我希望能够再多去做的一些事情。当然我也希望自己能够在自己的岗位上多提出一些建设性的意见,去多为磐基做一些有益的工作改进的一些举措吧。

许清火:

  你提到的一些改进建议或举措,能不能举一两个例子来谈得具体一些?

杨燕:

  比如说,就我进入磐基这段时间以来,我觉得有一个建议,也就是从一个大的方向来看,因为我本身对培训工作比较关注,所以我觉得磐基应该加大对现有员工队伍的人才培养建设力度。对公司来说,这应该是一个内部人力资源培养提升的比较好的途径。

  自从我来到磐基以后,我参加过公司几场培训,但我总的感觉,磐基目前的员工队伍自身人力资源开发培训,还有很大的提升空间。我认为还应当给员工增加更多层面的培训课程,并从根本上把人才培养体系搭建完善起来。

许清火:

  这个想法对公司来说应该是非常有利的,因为公司要发展就迫切需要人才。对一个公司来说,获得人才有两个途径,一个是从外部引进,另一个就是内部培养。如果通过踏踏实实的内部培训培养,让自己公司的人才不断地成长成熟,以至于能在公司挑大梁,确实是公司很好的一个选项。你能不能进一步展开你的一些想法?

杨燕:

  好,谢谢。之前我在外面做企业员工培训时,有些企业担心培训以后,员工能力水平提升后,会流失。针对这个问题,我想可以制定相应的激励配套措施,适时抓好内部人才的培训考核与晋升,启动留人的长效机制。

  再一个就是培训课程设置要多元化。比如磐基中心一些服务人员的培训课程,注重基础体系;而对公司所有中层管理干部的培训,需要特别重视他们的领导能力、管理能力、培训能力、团队执行能力的打造。管理不单单管事,还要管人,管人就要懂得传帮带,包括懂得运用各种方法对属下进行培训。所以,公司未来的培训,必须加大这方面的培养力度。

  以上只是我想法的一部分。当然公司员工培训,需求范围很广,还有其他课程等方面的建设需要做。包括要重视知识库的建设,这一点我觉得也是蛮重要的。因为磐基已经走过二十多年历程,在厦门行业中也算是龙头企业,也积累了自己很多宝贵的经验。但现在知识的更新换代发展很快,所以,对于磐基自己成长的知识库整理,就得特别花一些功夫,把自己成体系的知识库建立起来,把自己一些好的工作经验方法流程传承下去,达成一方水土养一方人的积极效果。

许清火:

  这一点说得非常好。你到磐基已经一年多了,你对磐基的发展,包括对你个人在磐基的发展,在这两个方向上,你还有什么想说的?

杨燕:

  我当然希望磐基未来越做越强,越做越好。然后作为企业的一份子,也希望自己能在磐基提供的这个平台上,努力发挥自己的能力,贡献自己的力量。关于磐基,我头脑中比较关注的一个点,就是刚才提到的有关培训体系建设的课题,我想磐基是有必要加强的。上面我所提到的有关加强培训培养,是希望磐基的员工都能通过培训,能力都提升到一个更高的水平上,从而大家为磐基工作的成效也会更高一些。

许清火:

  上面你提到的有关磐基知识库的建立,以及有关磐基培训体系建设的命题,你都已经有比较深入的思考,建议你形成比较系统的合理化建议意见,呈报给公司作为今后工作的参考,这是我给你的建议。非常感谢你今天接受我的访谈。