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64期《基业》选登

 

协调管控勇担责任 迎接新年度新挑战

 

—— 许书记对集团财务部焦菲经理的工作访谈摘录

 

许书记:

  焦经理你好!你到我们公司也有相当一段时间了,而且这几年你也做得非常不错;对公司财务管理大方向的把控和每个节点的实时运作管理都做得比较到位。所以我想了解一下,你对手上所抓的各项工作,自我感觉有哪一些让你比较欣慰,也就是你觉得比较得心应手的一些工作上的经验做法,能不能从你的角度放开来谈一谈。

焦菲:

  我是三年前来到磐基的。我以前任职的单位的性质和现在不大一样,公司是运营多个品牌,有十几家分店,就像我们场内的某一个品牌店的身份。到了磐基之后,身份转化了,一下子变成业主方。

  刚来的那段时间也比较迷茫,虽然具备一定的财税知识,但结合公司的经营实际情况,还是会产生困惑,理解上会有不到位的地方,后期对公司业务熟悉之后,这种局面开始好转。

  我觉得能和大家分享的是对工作内容的充分认知和工作任务的细致分解。例如集团财务会有些涉及公司战略层面的核心工作,在借助经验丰富的顾问团队力量的基础下,确定方案后,就方案我会再做细致的分解,确保方案的落地实施。

  这样的工作方式,我运用在了每项的核心工作中,每项工作不是先急着去做,更多是会先思考核心点在哪,把握什么原则、最终公司要的结果是什么,我做的是否能达到公司要求的。接着会按核心点去分解,如会涉及到其他相关部门配合的,则会考虑需要关注点及把握哪些节点,才能确保工作顺利完成,最终形成任务分解表,并注明要求完成的时间和关键注意事项和相关责任人。到了各个节点我会对照勾选是否完成,及记录完成过程中存在的问题,利于后期的总结及调整。

许书记:

  嗯,我记得咱们公司财务系统去年曾引入外部顾问团队来配合支持,也取得比较好的效果。今年的情况怎样?

焦菲:

  我到磐基后更多的挑战是结合公司战略发展的需要,需要提升更高层面的财税知识及实操经验,这对我来说是个新的挑战。在这方面,公司给了我们工作上很大的支持,比如引入外部顾问团队。 

  和顾问团队的合作,我们更多的是学习、及吸取经验教训。比如我们会利用每次合作的机会,学习他们对政策的充分灵活运用的能力,学习他们在特殊案例中的实操经验,同时我们自身也会不断总结合作过中存在的问题,就做的不好的地方,我们会重新审视我们的缺失是什么,同时顾问方面是否存在问题等,我们会把这些教训进行分析,在引进新的合作方时,会充分考虑如何避免、和运用什么手段去避免。

  当然,如果对公司实际情况没有充分了解,很多东西就不能在政策范围内游刃有余地变通。所以,我们跟顾问团队配合的时候,我更多的是学习对方解决问题的关键点的一种思考的方式,这样我们会学到更多,在后续的工作中也能结合公司实际情况在细节问题中灵活运用。

许书记:

  嗯,不错,这是比较宏观的与外部团队合作的部分。那对内管理方面,你是如何把各项工作精细化,在这方面有什么样的心得?

焦菲:

  对内管理的话,集团的工作会涉及费用及合约审核与预算管理、制度建设、财税规范、团队建设等,每想工作要真正做不容易。

  拿新人培养来说,我们首先会制定一个培训计划,第一阶段会侧重于对公司整体业务情况的基本了解,第二阶段会强调对岗位工作内容的熟悉了解,第三阶段会要求其对核心工作的掌握,每个阶段会制定一个小目标,每个阶段完毕,我们会了解其掌握的情况,必要时会进行培训计划的调整,尽量做到让新人快乐的学习、灵活有效的掌握。比如对于费用会计这个岗位,我们从先让其了解审核的关注点,从审核报账手续完整性、票据与业务实际业务的吻合性、到发票类别是否符合税法的要求、费用的合理性及建设性意见的提示引导等,到后期参与我们与业务部门就预算执行的专题会议的,循序渐进,让其感受到每年在公司都有新的挑战,每年都能得到学习和成长。

  在我们部门几个板块的经理,我们平时的沟通交流及工作配合度都非常高。在团队建设方面我们共同的宗旨就让我们每一个的团队的成员在回首自己过去一年中,学会了什么和成长了多少,离我们要求的距离还有多远;也清楚知道自己在来年还需要提升什么。

  对于集团层面的工作,很多工作需要板块配合,大家都给予了充分的配合,也保证了集团财税工作的有序开展,比如财务SOP的梳理,集团在组织及分解此项工作后,各个版块积极配合,2018年大家一起梳理完毕财务的SOP,将相关流程固化,然后组织了相关的培训,让我们团队的成员能够较为熟练的掌握,也提升了整个团队工作规范。

许书记:

  你们的SOP,有没有随着工作的发展,做一些调整更新,融入一些新的要求或条款更新?

焦菲:

  有的,结合业务的实际情况,我们会做一些调整。包括以前存在缺失的,比如纳税申报操作手册,月结相关检核备忘录、发票管理办法等等,这些操作性的指引规范。同时对于业务层面,比如场地租金收取流程、商铺退换货流程、电子券对账流程及入账操作规则等等板块也做了更新和补充。

许书记:

  今年集团财务板块在人员稳定性方面,基本没有什么大的变动,相对比较稳定。这里的原因是什么?

焦菲:

  从我们中层干部的角度理解,我觉得应该是大家能愉快的工作,对于下属在工作中的困惑,遇到一些疑难问题时,经理们不仅会给他们一个明确的解答和指示,还会延伸渗透到其他同类问题的解决处理思路上,让他们能知道这项工作要解决的根本点在哪里,这样他们会逐渐的具备独立解决问题的能力,会让有自我成长的认知感。

还有一个比较重要的,就是要让他们有竞争的危机感,让他们知道我们在公司不断发展的进程中、和面对公司对财务的工作要求中,我们每个岗位需要做匹配的做什么和我们怎样才能价值最大化。这也是我们团队凝聚力、和部分成员成长很快的一个不错支点。

许书记:

  嗯,很好。现在财务板块里既有集团的财务,也有磐基中心的财务,相互之间是否存在一些工作上的交叉,在团队与团队间的协调方面,你感觉如何?

焦菲:

  我觉得我们团队间协调还是比较顺的。首先几个板块负责人都有一个共同点,就是勇于承担责任意识,都想做好事情,这样目标相同,大家在跨板块工作配合集团层面的有些工作时都给予了极大的支持。 

  对于集团层面,我们是希望在工作开展的同时,能解决发现的问题,同时也能提升工作效率,把我们的人从一些重复繁琐的工作中解放出来。

许书记:

  我们现在在预算的拟定、执行和监控的一系列过程中,你在把控推进过程中,哪些做得比较到位,有什么体会?

焦菲:

  2018年集团和中心板块就预算管理制度也做了修正,同时我们也一起结合实际情况整理完成了预算工作开展时点要求表,例如从年度供应商评估、资产盘点、资产更新,到拟定收费标准、各项收费项目目标,到最终各个部门预算的制作等、会要求每项工作相关部门要求配合完成的时间及需提交的关键资料等,同时在每个时间节点我们会提醒大家,并及时更新发送进度,让相关部门都明确知道在预算方面他们需要什么时间配合完成什么,及完成了没有。

  同时每年我们会有二次的预算培训,一次是预算制作培训、一次是预算执行培训。

  对于集团职能部门,我们会把握对于几个大的费用开支部门的预算工作的协助,例如行政部、信息部、人事等,单独与这些部门进行沟通,对预算的说明会提出较为细致要求。

  在预算开支过程中,我们会关注核心部门、核心指标预算的执行情况。以集团职能部门为例,我们组织与业务部门就预算整体执行情况及报账过程中存在的一些问题进行专项会议沟通交流,目的也是为了预算能更有效的开展。比如对于行政类开支的费用,我们会更多关注和提请部门对开支效果的评估及新的制度例如滴滴用车形式采用后的问题整理及规范等,对于信息部我们更多是结合软件开发等费用发生情况,提请部门关注开发后的后期效果的追踪,就日常硬件采买等,我们会提请关注对于硬件设备配置标准、收发库的管理等。

许书记:

  林董前年就提过后勤和前勤的协调关系,后勤如何支持前勤把工作做得更好,使公司整体的目标更快更好地实现。集团本部都属于后勤板块,财务对于后勤与前勤的协调关系,你是怎样把控处理的?

焦菲:

  我们财务是服务部门,总体我们秉承是快速、有效解决业务部门问题。比如在业务部门对外发票开具上,我们每年会进行循环式的培训指导,让每位员工都知道如何操作;就发票开具数量及面额上,我们也做了最大限度的申请,发票面额上充分方便了离境退税单的填写,同时数量上也做了足额保障,过中中就特殊情况的开票申请,我们也及时在政策允许范围内的给予最大的支持。

  总的来说,业务部门与财务部门沟通的最大障碍是“语言”不通。表面上看,是由两种部门工作性质的不同导致,而其深层次原因是财务部门的定位问题。目前,业务部门对财务部门参与经营、对业务提供支持的要求不断提高,我们财务部门要想真正参与到公司经营中,成为公司价值的真正创造者和管理者,就要求我们必须深入去了解业务,必须懂得业务部门的语言。 这方面,我们做的还不够,这也是我们2019年要努力去提升完善的地方。

许书记:

  从你刚刚说到的,确实也有一些需要提升加强的地方,那么,以你累积的经验和想法,你对2019新年度如何把财务板块工作推上更高的层次,有什么想法?

焦菲:

  2019年是公司对我们工作能力更高要求的一年,我希望借助外力对个人专业能力有一个更高的提升。同时也能让我们核心团队成员能在财税专业知识方面有更多的学习机会。

  另一个方面依旧是信息系统的充分利用,让我们团队成员能从一些简单重复的工作中解放出来,2018年大家也在这方面做了一些努力,2019年仍需持续推进。

  其次我想是更加重视内部培训,让我们每个人能对于自己的工作事项,能有流程、有制度、有标准的去执行。同时我们也会增加跨板块的工作流程及心得分享,大家互相取长补短, 共同进步。

许书记:

  在借助顾问团队学习提升方面,你们已经有比较清晰的打算,你想在这方面达到什么样的预期目标?

焦菲:

  我们希望利用公司跟这些顾问团队的合作,能让公司在财税方面更加规范,架构方面更清晰、管理体系更加优化。 

  当然,在转型的过程中,有很多的工作,对我们个人能力来说都是一种挑战,也可能会增加很多工作量,需要更多的承担。这也相当一个警示,我认为意义还是蛮大的。

许书记:

  非常好,你还有什么对新年度工作展望的补充吗?

焦菲:

  展望我们的团队,衷心的希望大家团结一致、迎难而上、在磐基这样好的平台上舞出属于自己的精彩!